結婚式二次会┃会場決定から当日までのスケジュール一覧表

スズキ

結婚式の準備でいそがしい新婦さまに最短ルートでクオリティの高い二次会を開催する方法を伝えている、日本一の二次会プランナースズキです。

このブログでは、過去10年間で培った知識と経験を言語化し『盛り上がって喜ばれる二次会の開き方』をわかりやすく発信しています。

さて今回は、二次会の会場を決めてから当日まで、いつ何をすればいいのかわからない!というお悩みに答えていきたいと思います!

「どのタイミングで何をするのか」を把握しておくことで、二次会開催までの全体像をイメージできます。

すると「そろそろ〇〇をしなきゃな」と、何の不安もなく自ら行動に移せるようになります。

仕事でもそうですが「ゴールまでの道筋が見えない状態」では、人は不安を感じてしまいます。

逆に「次に何をすればゴールに近づくのか」を知ってさえいれば、不安に感じることはありません。

ということで、一覧表いきましょう!

 

会場決定から当日までのスケジュール一覧表

ここでは、二次会の会場が決定してから当日まで、どんな順番でいつ何をすれば良いのかを一覧にしてみました。

いつ何をするか
数ヶ月前会場決定
数ヶ月前開始時間決定
数ヶ月前会費決定
数ヶ月前二次会の案内状作成
数ヶ月前案内状送付
1ヵ月前ゲスト名簿集計
1ヵ月前予算最終調整
2週間前幹事さんと最終打ち合わせ
1週間前会場へゲスト人数報告
数日前当日の持物最終チェック

項目を見てわかるものについてはあえて触れませんが、特筆すべき3点について深掘りして解説します。

 

1ヵ月前:ゲスト名簿集計

二次会の一ヶ月前には「おおよそ何人参加してくれるか」を把握する必要があります。

というのも、参加人数によって予算も大きく変わってくるからです。

例えば、会場を予約したタイミングでは「参加者50名」だとします。

しかし実際に案内状を送って集計を取ってみたら「参加者は40名」でした。

そうなった場合「会費×10名分」が、予算から抜け落ちてしまいます。

つまり、10名分の会費がもらえなくなる、ということ。

一人7000円に会費を設定していたなら、単純計算で70,000円の会費が見込めなくなるということです。

そして、ゲスト人数によってゲームの内容も景品の数も再調整が必要な場合、当日まであと3日しかない状態ではもうどうにもできません。

でも、まだ当日まで1ヵ月あれば、まだここから軌道修正は可能です。

二次会の案内状に「出欠のお返事をいただく期日」を明記するならば、二次会当日の一ヶ月前がベストです。

 

2週間前:幹事さんと最終打ち合わせ

前述した「ゲスト人数の増減で二次会の内容も変更せざるを得ない」という場合、何を削るのか、逆に何を増やすのかを幹事グループで決めて、自分たち(新郎新婦)に伝えてもらう必要があります。

正確には「伝えてもらった方が良い」という表現が正しいのですが、二次会はどんな内容で何をするのかを、このタイミングで知っておいた方が、新郎新婦としても当日をスムーズに進めて行けそうですよね。

1週間前:会場へゲスト人数報告

最重要ポイントです。

二次会会場さんへのゲスト人数報告は、言い換えると「〇〇人分の料理とドリンクをお願いします」という意味になります。

会場側としても「何人来るかわからなければ料理もドリンクも準備のしようがない」とも言えますよね。

つまり、新郎新婦側にとっても会場側にとっても、このゲスト人数報告は「最重要ポイント」であるということです。

そして、基本的には多くの会場から予約時に「二次会の一週間前にはゲスト人数を報告してね」と言われます。

言われない場合は「ゲスト人数の最終報告はいつまでですか?」と確認してください。

ただ、会場によってはその期限が「2週間前」だったり「3日前」だったりしますので、そこはご自身で確認してみてくださいね。

そして大事なのはココからです。

「最終ゲスト人数の報告後は、人数の変更はできない」のが基本だと思ってください。

つまり二次会の一週間前に「ゲスト30人でお願いします」と報告し、その3日後に友人から「急用ができて二次会行けなくなった」と言われても、29人に変更はできず30人分の飲食代が必要である、ということです。

会場によっては、数名なら変更可能なところもありますし、そもそも当日の3日前が最終報告日のところもあります。

それは会場によって様々なのですが、基本的には「最終報告をしたら人数は変えられない」と思っていた方が良いと思います。

 

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