結婚式の二次会┃友人幹事がやるべき作業一覧表

スズキ

結婚式の準備でいそがしい新婦さまに、最短ルートでクオリティの高い二次会を開催する方法を伝えている日本一の二次会プランナースズキです。

このブログでは、過去10年間で培った知識と経験を言語化し『盛り上がって喜ばれる二次会の開き方』をわかりやすく発信しています。

さて今回は、友人幹事がやるべき「作業一覧表」を公開したいと思います。

前回の記事で「幹事さんがやるべき作業を明確に伝えないと不満が出ますよ」とお伝えし、ざっくりですが新郎新婦がやるべきこと、幹事さんがやるべきことをリストにしました。

この記事では「幹事さんの作業」に特化して、二次会の幹事を引き受けた幹事さんにはどんな作業が待っているのかをさらに細分化してリストにしたいと思います。

必ずしもこのリスト通りではないものの、参加してくださるゲストさんに「今まで参加した二次会の中で、一番楽しかった!」と思ってもらえる二次会にするには、必須な項目ばかりです。

それぞれの項目毎に「必要な時間」の目安も記載しています。

友人幹事がやるべき作業一覧表

私スズキが、二次会の幹事代行を始める前に何もわからない状態で「友達のパーティーの幹事」をしたときの、実際の作業内容と所要時間です。

作業内容所要時間
幹事ミーティング(1回目)3時間
新郎新婦との打合せ(1回目)2時間
二次会会場探し5時間
二次会会場下見2時間
二次会会場予約&契約1時間
幹事ミーティング(2回目)3時間
進行表作成2時間
ゲーム景品購入(1回目)4時間
幹事ミーティング(3回目)3時間
BGM選考6時間
BGM準備3時間
余興選考2時間
余興打合せ&練習(1回目)3時間
ゲーム景品購入(2回目)4時間
会場打合せ&設備チェック2時間
会場レイアウト作成2時間
ゲスト名簿作成2時間
幹事ミーティング(最終)3時間
余興打合せ&練習(2回目)3時間
プチギフト購入2時間
ゲーム景品購入(3回目)4時間
最終チェック2時間
二次会当日(準備&進行&片付け)5時間
合計68時間
所要時間には移動時間も含みます

それぞれ詳しく解説していきます。

幹事ミーティング

その名の通り、幹事さんグループで集まって直接声を交わしながら

  • 誰が何をするか
  • 二次会会場はどうするか
  • 二次会の内容はどうするか
  • どんなゲームをするか
  • どんな景品を出すか
  • どんな音楽を流すか
  • どんな余興をするか
  • どんなプチギフトを用意するか

つまりは「二次会のすべて」を決めるためのミーティングです。

一度のミーティングで終わらせることは難しいので、定期的に集まって話す必要があります。

通常はカフェやファミレスなどに集まり開催します。

この時、当然ですが飲食店を利用するケースがほとんどなので「飲食代」がかかってきますよね。

必ず必要なお金になるので、事前に幹事さんに「ミーティング費用」として少し多めに渡しておくと、さらに幹事さんからの不満も出にくくなるのでオススメです。

新郎新婦のために喜んで自腹を切ってくれる幹事さんもいると思いますが、先回りして気を使ってあげるのが礼儀かなと思います。

 

二次会会場探し

「5時間もかからないでしょ」と思われる方もいるとおもいます。

でも実はこの「会場探し」こそが、まず幹事さんグループが直面する第一の問題点となるケースが多いんです。

というのも、どの二次会会場さんにも「最低でも〇〇人からなら貸切にしてもいいよ」という「貸切保証人数」が設定されています。

つまり「貸切保証人数が30人」に設定されている会場では、参加者25人では貸切にできないということです。
※厳密には30人分の料金を支払えば貸切は可能です。

なのでまずは「おおよそ何人ぐらい集まるか」を新郎新婦が幹事さんに伝えなければ、二次会会場を探すことすらできないわけです。

この事実を知らずに「オシャレなカフェにしよう」と会場を探していると「何人来るかわからないから予約ができない」という問題が発生します。

そしてそこでやっと「ねぇ、二次会って何人ぐらい来る予定?」と幹事さんから新郎新婦に連絡が行き、新郎新婦さんは慌てて友人たちに声をかけ「どれくらい集まるか」を把握し、あらためて幹事さんに「おおよその参加人数」を伝え、やっとそこから会場探しが再会する。

という非効率的な動きが発生してしまいます。

たとえ「おおよその参加人数」がわかっていたとしても、会場によって料金設定も様々ですし条件や特典も違ってきます。

  • ネットで探す時間
  • 他店と比べる時間
  • もう一度考える時間

などを考慮すると、あっという間に時間は過ぎてしまいます。

 

進行表作成

何時何分に何をするか。

それを事細かくリストにしたものが、二次会の進行表です。

そんなの必要ないんじゃない?

と思う人もいるかもしれません。

でも「何時に何をするかわからない状態で司会をする幹事さんは困りませんか?」と訪ねた場合、多くの人が首を縦に振ると思います。

さらに二次会会場さんは、その進行表を見て「どの料理を何時頃出すか」を決めています。

つまり「進行表がなければ始まらない」ということ。

ざっくりとした内容で、手書きでも構いません。

とにかく「何時に何をするのか」という二次会の全体像がわかればOKです。

この「進行表を作る」とう作業も、多くの人にとっては初めてのこと。

  • 乾杯が先か挨拶が先か
  • フリータイムは何分必要か
  • ゲームは何時から始めるか

などなど、わからないことだらけで実際にミーティングをしても何も決まっていかないのが現状です。

このブログでは「プロが使うタイムスケジュール」も公開しています。

ぜひ参考にしてみてください。

 

景品購入

人気景品のひとつ「ハーゲンダッツの商品券」ですが、どこで購入するかご存知でしょうか?

東京や大阪などの一部の都心以外の地域では、基本的に「各県に1店舗か2店舗ぐらい」しか、販売所がありません。

もちろん、ハーゲンダッツの公式オンラインショップでも購入できますが「送料825円」と「代引き手数料330円」が必要になります。

ギフト券が1枚740円なので、送料でもう一枚買えちゃいますね(笑)

その他のECサイトでも売っていますが、定価よりもだいぶ高い金額で販売されています。

このように「出したい景品」がすぐに購入できるとも限りません。

まずは「売っているところ」から検索し、実際に店舗に足を運ぶ。

うまい棒の大袋でさえ近所のスーパーやコンビニには置いていませんので、景品の購入には思っていた以上に時間がかかるものです。

 

BGM選考&準備

新郎新婦の入場シーンはもちろん、乾杯やゲームの時もBGMを効果的に使うことで会場の盛り上がりは大きく変わってきます

進行表の内容(何時に何をするか)が決まったら、どのシーンでどんなBGMを使うかを検討していきます。

例えば乾杯のシーン。

全員の「かんぱーい!」という掛け声の後に流れるBGMですから、イントロがしっとりしている曲よりは、BGMスタートから盛り上がるサビで始まるような音楽の方が乾杯シーンをさらに盛り上げてくれます。

このように「どこでどんなBGMを使うか」を考えるのは、思っている以上に時間がかかる作業です。

一度決めたBGMも「他のシーンのBGMと雰囲気が合わないんじゃないか」などと考え、どんどん深みにハマってしまうことも。

さらには、実際に使用するBGMが決まったとて、その音源を準備する必要もあるわけです。

スマホにプレイリストを作ってもいいですが、じゃあそのBGMを購入する費用は誰が払うんだ、という話しにもなってきますから、そこは新郎新婦さんが先に「かかったお金はあとで渡す」と言ってあげるのが良いかなと思います。

 

二次会当日

当日って司会進行するだけでしょ?

と思われるかもしれませんが

  • 受付準備
  • 余興準備
  • ゲーム準備
  • 会場装飾
  • 音楽や映像の再生確認

などなど、二次会が始まるまでにやることがいっぱい。

僕たち二次会のプロでも、受付の1時間前には会場入りします。

準備時間が少ないと焦ってしまうので、多めに取ることをオススメします。

また、二次会が終わってからも

  • 後片付け
  • 会場への支払い

などやるべきことはまだありますので、そこも余裕を持った時間配分をオススメします。

幹事さんの負担を1/10にする方法

ここまで読んでみて「幹事って思ったより大変じゃん」と思った方も少なくないと思います。

何かを企画するのが好きな人からすれば、そんなに大変な作業ではないかもしれません。

でも、実際にそんな人(それが好きで仕事にしてしまった僕みたいな人)はごくわずか。

夜勤やシフト制で一生懸命働く友人たちが「みんな揃う時間」を作るだけでも相当な労力を必要とします。

そんな中「みんな初めてのこと」をやっていくわけですから、大変じゃない理由を探す方が大変です。

そこでサイコー二次会では、過去10年間「二次会の幹事代行業」をやってきた知見をすべて集結させた【二次会開催の教科書】を作ってみました。

  • 友人に幹事を頼んで負担をかけたくない
  • どうせやるなら個性ある二次会をしたい
  • 二次会やって赤字になるのは避けたい

そう思っている新郎新婦様は、ぜひ下記の詳細ページだけでもご覧になってみてください。

結婚式の準備でいそがしい新婦さまに、最短ルートでクオリティの高い二次会を開催できるちょっとズルい方法をまとめた《二次会開催の教科書》を作ってみました!

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