二次会の幹事を友人に頼む場合┃新郎新婦がすべきこと12選

スズキ

広告費ゼロ、口コミだけで1500組の新郎新婦様の二次会を代行してきた、結婚式二次会幹事代行を10年している、サイコー二次会のスズキです。

このブログでは、過去10年間で培った知識と経験を言語化し『盛り上がって喜ばれる二次会の開き方』をわかりやすく発信しています。

さて今回は、二次会開催にあたり「新郎新婦がすべきこと」をまとめてみました。

逆に言えば「幹事さんにはできないこと」とも言えます。

ただ「すべきこと」を羅列するのではなく幹事さんから不満がでずに「幹事をやって良かった」と思ってもらい、かつ、新郎新婦の株も上がる方法を厳選してお届けします。

中には「二次会の全体像」を把握していないと気付けないポイントもあるので、初めて二次会を開催する新郎新婦様は、「知らなくて当然」なのでご安心ください。

むしろこうして幹事さんに負担をかけたくないという思いから「自分たちがすべきこと」を検索している時点で、きっとゲストさんたちに愛されているお二人なんだろうなと推測します。

ということでいきましょう!

新郎新婦がすべきこと12選

新郎新婦がすべきこと、そして、すべきタイミングも載せてみました。

新郎新婦がすべきことすべきタイミング
二次会ゲストの人数決定開催を決めたらすぐ
ご友人へ幹事依頼ゲスト人数が決まったらすぐ
二次会の予算決め会場が決まったらすぐ
ゲスト会費の設定二次会の案内を送る前までに
二次会スタート時間の決定二次会の案内を送る前までに
幹事さんと打ち合わせ会場・会費・時間が決まったらすぐ
ゲストへ二次会案内送付披露宴の招待状を出してから
事前に幹事さんへ予算を渡す幹事さんグループの一回目の打ち合わせ前
二次会会場と幹事さんの繋ぎ二次会のタイムスケジュールが決まったらすぐ
当日の会費管理受付が終わったらすぐ
会場への支払い二次会が終わったらすぐ
幹事さんへ個別でお礼二次会から一週間以内に

では、それぞれ詳しく解説していきます。

 

二次会ゲストの人数決定

二次会の開催を決めたらまず「おおよそのゲスト人数」を把握します。

別の記事でもお伝えしていますが、人数が決まらないと会場も決められないうえに予算も決めづらいです。

開催を決定したらすぐ、二次会に呼ぶ人リストを作ってみてください。

さらに実際に「二次会やるけど来てくれるか」をLINEなどで確認し、おおよそのゲスト人数を把握していきましょう。

 

ご友人へ幹事依頼

おおよそおゲスト人数が決まったら、ここでご友人に幹事の依頼をします。

不満のでない依頼の仕方はこちらの記事をご参照ください。

「幹事さんに頼みたいこと」をリストとして幹事さんに見せることで、幹事さんも何をすべきか明確になります。

あなた(新郎新婦)が何をすべきかわからないなら、ご友人(幹事)はもっと何をすべきかなんてわかりません。

自分がわからない仕事を同僚に頼めないのと一緒で、まずは二次会開催までの全体像をあなた(新郎新婦)自身が把握しましょう。

 

二次会の予算決め

二次会に必要な金額は主に下記になります。

  • 二次会会場への飲食代
  • ゲームで使う景品代
  • 新郎新婦の衣装代

これらの総額を「ゲスト会費でどの程度まかなうか」を検討します。

つまり「自己負担はどのくらいまでにするか」を決める作業です。

幹事さんでは判断できない部分なので、バシッと決めましょう。

あとは「ある程度の遊び」も必要です。

つまり「景品予算は5万円までね」と幹事さんに伝える場合、きっと幹事さんたちは

1円でもオーバーしないように頑張ろう

とするはずです。

それが時に幹事さんたちの「負担」にもなってきます。

ある程度、例えば「1000円か2000円くらいはオーバーしても大丈夫」と伝えておけば、幹事さんたちの心にも余裕が生まれます。

 

ゲスト会費の設定
スタート時間の決定

二次会の予算が決まればおのずとゲスト会費も決まるはずです。

そして二次会のスタート時間に関しては、式場を出てカフェなどで二次会をする場合「披露宴のお開きから2時間後」が最短で二次会をスタートできる時間です。

場合によっては2時間ではギリギリ二次会のスタートに新郎新婦が間に合わないパターンも出てきますので、式場のプランナーさんに「〇〇カフェで二次会するんですが、スタート時間何時にしたらいいですか?」と聞きましょう。

披露宴が終わってから「お二人専用のコース料理」が出てくる式場さんもありますし、実際にお着替えや片付けも含め「何時に式場を出られるか」を把握しているのはプランナーさんです。

 

幹事さんと打ち合わせ

ここまで決まったら、はじめて幹事さんグループと新郎新婦で打ち合わせをします。

  • 二次会開催までの全体像
  • 幹事さん達に何をして欲しいのか
  • 幹事さん達が使える予算はいくらなのか
  • どんな二次会にして欲しいのか
  • 何をして欲しくないのか
  • ホウレンソウはどこまでして欲しいのか
  • 自分たち(新郎新婦)は何をするのか

これらを明確に幹事さんに伝え、幹事さんたちが「自分たちがすべきこと」をしっかり把握できうような打ち合わせにしていきましょう。

やるべきことが見えていないと、不安も不満も出やすいです。

 

ゲストへ二次会案内送付

披露宴からそのまま二次会に参加されるゲストさんもいれば、二次会から参加されるゲストさんもいるはずです。

どちらにせよ「披露宴の招待より先に二次会の招待をする」と、ゲストさんも混乱してしまいます。

二次会の案内は、紙の招待状であってもWebの招待状であっても、結婚式の招待状を出してから(または同時)がベストです。

 

事前に幹事さんへ予算を渡す

幹事さんグループで二次会の内容を決める打ち合わせがあると思いますので、その日までに「打ち合わせ費用と景品予算」を幹事さんの代表の方に渡しておきましょう。

幹事さんにはどうしても時間的な負担をかけてしまいます。

せめて「金銭的な負担」はゼロにしてあげるべきです。

幹事さんグループの打ち合わせは、ほとんどがカフェやファミレスなどの飲食店で行われます。

そうなると当然ですが「飲食代」が必要になりますよね。

ここで新郎新婦が事前に「これ、打ち合わせの飲食代に使ってね」とある程度の金額を渡しておけば「めっちゃ気がきくやんけ」と幹事さんたちに思ってもらえます。

すると、「よし!めっちゃいい二次会にしようぜ!」と幹事さんたちも奮起してくれるわけです。

先を読んで不安や不満を事前に潰しておくことは、メリットしかありません。

どうせ後から渡すなら、先に渡した方が良いに決まっています。

 

二次会会場と幹事さんの繋ぎ

これは多くの方が見落としているポイントですが、二次会会場さんも当日のタイムスケジュールを知らないと「どの料理をどのタイミングで出せば良いか」が決められませんん。

つまり「ゲーム中、誰も料理を取りに行けないタイミングでメインのお肉料理が出てしまい、ゲームが終わる頃にはもう冷めている」という状況や「デザートを出したはいいが後半にゲームが集中していて誰も取りに行けないまま二次会が終わる」という状況も、往々にして発生してしまいます。

これでは二次会会場さんの評判が悪くなるばかりでなく、その会場で二次会を開催している「新郎新婦」の評判も悪くなる恐れがあります。

「料理ぜんぜん食べれなかった」

「デザート食べたかったけど時間なかった」

というゲストさんの不満は、直接新郎新婦の印象も悪くしてしまいます。

そうならないためにも、タイムスケジュールが決まったら、幹事さんと会場を繋げておく必要があります。

 

当日の会費管理

お金に関しては「そこまでしなくてもいいだろう」というレベルまで、とにかく幹事さんに不安や負担をかけないように心がけましょう。

打ち合わせ費用や景品予算を事前に渡しておくことはもちろん、当日受付で集まった「会費」も、幹事さんに管理させてしまうと「こんな大金、もしなくしたら責任取れないよ…」という不安を抱かせてしまいます。

そうならないように、受付が終わった時点ですぐに会費を預かりましょう。

控室にカギをかけられるなら、控室で管理。

それが出来ないなら、封筒に入れて新郎様のジャケットの内ポケットで管理。

それも難しいならカギ付きの金庫に入れて新郎新婦のテーブル下に置いておく。

それも難しいなら近くの銀行ATMで預け入れしてしまう。

などなど、新郎新婦が管理する方法はいくらでもあります。

どれだけ手間がかかろうと、万が一幹事さんが大金を無くしてしまったことを考え、受付で集まったお金は新郎新婦さんが管理しましょう。

 

会場への支払い

会場への飲食代は、ドレスから私服に着替える前に済ませておくのがベストです。

もし可能なのであれば、二次会が始まる前に支払いを済ませておければなお良しです。

これは、お店側の立場で考えるとすぐにわかるのですが「まだ1円もいただいていない状態」と「もう全額支払ってもらっている状態」とでは、明らかにお店側の意識も違うと思いませんか?

例えばあなたがメルカリでブランドバッグを売るとして「商品を発送する前に入金してもらっている状態」と「相手が商品を受け取ってから入金してもらえる状態」では、明らかに前者の方が不安要素は少ないはずです。

二次会の前に払うのは難しかったにせよ、着替える前に払うのは可能です。

どうせお金を払うなら「1秒でも早い」方が誰にとっても得です。

 

幹事さんへ個別でお礼

これはあくまでも「やった方がいい」というものであり「必ずやらなきゃいけない」というものではありません。

ただ「個別でお礼をして損することは何もない」と思います。

むしろ幹事さんからしたら「幹事引き受けてよかった」と思ってもらえるのではないでしょうか。

これからも幹事さんと「友人」として良好な関係を築いていきたいのであれば、お礼の品はなんであれ、個別で感謝を伝えるのは必要なのかなと思います。

 

幹事さんの負担を1/10にする方法

このように「二次会を開催する」と言っても、新郎新婦がすべきことはもちろん、幹事さんのすべきことはもっとたくさんあります。

そして、よほど幹事経験が豊富なご友人でなければ「いきなり幹事を頼まれても何をすればいいかわからない」というのが幹事さんの本音かなと思います。

何もわからない状態で、手探りで二次会を作っていくのは至難の業です。

それでいて「盛り上がって喜ばれる二次会」にしようと思うなら、なおさらです。

何度も言いますが、あなた(新郎新婦)がわからないことは、ご友人(幹事)もわかりません。

「幹事に丸投げすればなんとかしてくれるだろう」という安易な考えは、今すぐ捨てるべきです。

その考え方は、誰も幸せにしません。

まずは「幹事さんに負担をかけずに楽しい二次会にする方法」を教科書にしましたので、下記より一度案内をご一読ください。

結婚式の準備でいそがしい新婦さまに、最短ルートでクオリティの高い二次会を開催できるちょっとズルい方法をまとめた《二次会開催の教科書》を作ってみました!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。