結婚式二次会の幹事┃友人から不満のでない頼み方と必要人数

スズキ

広告費ゼロ、口コミだけで1500組の新郎新婦様の二次会を代行してきた、結婚式二次会幹事代行を10年している、サイコー二次会のスズキです。

このブログでは、過去10年間で培った知識と経験を言語化し『盛り上がって喜ばれる二次会の開き方』をわかりやすく発信しています。

さて今回は、結婚式の二次会幹事を友人に頼む場合の「頼み方」「必要人数」について解説していきます。

まず、二次会の幹事をやったけど「正直、モヤっとしました」と答えた幹事さんが7割を超えているというアンケート結果があります。

ではなぜ、モヤッとするのか。

その不満はどこからくるのか。

それは「思っていたより大変だったから」です。

  • 新郎新婦が幹事に丸投げ
  • 当日まで時間がなさすぎ
  • なんのお礼もなかったよ

結婚式の二次会は、新郎新婦にとっても、多くの幹事さんにとっても「初めて」のこと。

つまり、誰も経験したことのないことを手探りでやろうとしているわけです。

  • 二次会って何すればいいの?
  • どんなゲームが盛り上がるの?
  • 景品は何を出せば喜ばれる?
  • お店はどうやって決めるの?
  • 司会って何話せばいいの?

そんな「?」ばかりのことに挑むわけで。

仕事で言うなら「新卒で入った会社で何も教えてもらえないまま次から次へと仕事を任される」という状態と似ているかもしれません。

新入社員さん

いや、どうしたらいいかサッパリなんですけど。

というのが本音だと思います。

まず、幹事を頼む側であるあなた(新郎新婦)がわからないことは、当然ですが幹事さんだってわからないんです。

あなた

頼んだからあとお願いね

では、不満が出るのも当然です。

ではどうすれば不満がでないのか。

それは「頼み方を工夫する」の一択です。

友人から不満の出ない幹事の頼み方

まず、二次会開催までの全体像を把握して、その中から「幹事さんに頼みたいこと」を書き出しましょう。

二次会開催までの全体像

二次会の全体像所要時間
二次会会場探し&予約5時間
タイムスケジュール作成6時間
ゲーム景品選考&購入6時間
BGM選考&準備9時間
余興選考&練習8時間
二次会会場との打ち合わせ3時間
会場の音響&映像設備チェック2時間
プチギフト選考&購入3時間
当日の受付業務&お金の管理1時間
司会台本作成&当日の司会進行8時間
当日の音響操作3時間
三次会の手配1時間
状況によって内容も時間も変化します

この中で、あなた(新郎新婦)がやるべきことと、幹事さん(お友達)がやるべきことをしっかり区別してみてください。

新郎新婦さんの現在地(二次会の準備の進み具合)によっても幹事さんに頼みたいことは変わってくると思いますので、ここでは明確な役割分担はしません。

それぞれのやるべきことをしっかりわけた上で幹事さんに

あなた

二次会の幹事を頼みたいんだけど、〇〇と〇〇だけお願い。

と言って頼めば、幹事さんとしても自分のやるべきことが明確にわかるうえに、幹事の仕事のゴールが容易に想像できるはずです。

人は、ゴールの見えないことに不安をいだきます。

ダイエット3日目で体重が増えていたら、一気にやる気がなくなるのと一緒です。

お友達に幹事を頼むときは「幹事さんに頼みたいこと」を明確にしてから依頼しましょう。

 

 

友人から不満の出ない幹事の必要人数

新郎新婦と幹事さんの役割分担が終わったら「実際に幹事は何人必要か」を算出します。

と言っても、算出するまでもなく必要人数はもう決まっています。

二次会に参加してくれるゲストが何人であっても、幹事は最低4名必要です。

これ以上少ないと、それぞれやることが多すぎて不満がでてしまいます。

そして、幹事さん4人の中でもしっかり役割分担をすることで、それぞれの仕事に責任感もしっかり持てるので、当日はメリハリのある進行になりやすいです。

例えば…

  • 司会者は司会の仕事に専念。
  • 音響は音響の仕事に専念。
  • 余興は余興の仕事に専念。
  • 照明は照明の仕事に専念。

それぞれの仕事にそれぞれが専念することで、二次会のクオリティーも爆上がりするわけです。

テレビ番組でも「司会者」「カメラマン」「音響スタッフ」「AD」など、きっちり役割分担ができているからこそ、クオリティーの高い番組が出来上あります。

これがもし、「カメラマンが音響スタッフも兼任する」となると、左手でなが~いマイクを持ちながら右手でカメラ操作をするという、想像しただけでもテンテコマイなことになりそうですよね。

そして、色んな仕事を兼任すると「負担が多すぎる」と不満が出ます。

大切なお友達にイヤな思いはさせたくないと思うので、最低でも4人は幹事を立ててくださいね。

先程「ゲスト人数に関係なく幹事は4人」と言いましたが、それはゲストが10名~60名までの場合に限ります。

それ以上ゲストが多くなると、まず受付が混雑して二次会スタートまでに全員の受付が終わらないという事態にもなります。

ゲストが60名~100名の場合に必要な幹事さんの人数は「6人~8人」です。

その場合もしっかり役割分担をするように、幹事さんに伝えてくださいね。

どんな会場で、ゲストが何人で、どんな内容の二次会をするのかによっても役割分担の仕方は変わってきますので「最低4人」の幹事さんを確保したら『あとは4人で役割分担をして欲しい』と伝えましょう。

幹事さんの負担を1/10に減らす方法

ここまで読んでみて「ちょっと大変そうだな」と思った方もいるとおもいます。

でも逆に言えば「4人集めて役割分担するだけ」で、二次会は問題なく開催できちゃいます。

もしそれでも「もっと楽に二次会ができる方法ないかなぁ」と思っている方には《二次会開催の教科書》をご提案しております。

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