このブログでは、過去10年間で培った知識と経験を言語化し『盛り上がって喜ばれる二次会の開き方』をわかりやすく発信しています。
さて今回は、二次会の会場を決めてから当日まで、いつ何をすればいいのかわからない！というお悩みに答えていきたいと思います！
「どのタイミングで何をするのか」を把握しておくことで、二次会開催までの全体像をイメージできます。
すると「そろそろ〇〇をしなきゃな」と、何の不安もなく自ら行動に移せるようになります。
仕事でもそうですが「ゴールまでの道筋が見えない状態」では、人は不安を感じてしまいます。
逆に「次に何をすればゴールに近づくのか」を知ってさえいれば、不安に感じることはありません。
ということで、一覧表いきましょう！
Table of Contents
会場決定から当日までのスケジュール一覧表
ここでは、二次会の会場が決定してから当日まで、どんな順番でいつ何をすれば良いのかを一覧にしてみました。
| いつ | 何をするか |
| 数ヶ月前 | 会場決定 |
| 数ヶ月前 | 開始時間決定 |
| 数ヶ月前 | 会費決定 |
| 数ヶ月前 | 二次会の案内状作成 |
| 数ヶ月前 | 案内状送付 |
| 1ヵ月前 | ゲスト名簿集計 |
| 1ヵ月前 | 予算最終調整 |
| 2週間前 | 幹事さんと最終打ち合わせ |
| 1週間前 | 会場へゲスト人数報告 |
| 数日前 | 当日の持物最終チェック |
項目を見てわかるものについてはあえて触れませんが、特筆すべき3点について深掘りして解説します。
1ヵ月前：ゲスト名簿集計
二次会の一ヶ月前には「おおよそ何人参加してくれるか」を把握する必要があります。
というのも、参加人数によって予算も大きく変わってくるからです。
例えば、会場を予約したタイミングでは「参加者50名」だとします。
しかし実際に案内状を送って集計を取ってみたら「参加者は40名」でした。
そうなった場合「会費×10名分」が、予算から抜け落ちてしまいます。
つまり、10名分の会費がもらえなくなる、ということ。
一人7000円に会費を設定していたなら、単純計算で70,000円の会費が見込めなくなるということです。
そして、ゲスト人数によってゲームの内容も景品の数も再調整が必要な場合、当日まであと3日しかない状態ではもうどうにもできません。
でも、まだ当日まで1ヵ月あれば、まだここから軌道修正は可能です。
二次会の案内状に「出欠のお返事をいただく期日」を明記するならば、二次会当日の一ヶ月前がベストです。
2週間前：幹事さんと最終打ち合わせ
前述した「ゲスト人数の増減で二次会の内容も変更せざるを得ない」という場合、何を削るのか、逆に何を増やすのかを幹事グループで決めて、自分たち（新郎新婦）に伝えてもらう必要があります。
正確には「伝えてもらった方が良い」という表現が正しいのですが、二次会はどんな内容で何をするのかを、このタイミングで知っておいた方が、新郎新婦としても当日をスムーズに進めて行けそうですよね。
1週間前：会場へゲスト人数報告
最重要ポイントです。
二次会会場さんへのゲスト人数報告は、言い換えると「〇〇人分の料理とドリンクをお願いします」という意味になります。
会場側としても「何人来るかわからなければ料理もドリンクも準備のしようがない」とも言えますよね。
つまり、新郎新婦側にとっても会場側にとっても、このゲスト人数報告は「最重要ポイント」であるということです。
そして、基本的には多くの会場から予約時に「二次会の一週間前にはゲスト人数を報告してね」と言われます。
言われない場合は「ゲスト人数の最終報告はいつまでですか？」と確認してください。
ただ、会場によってはその期限が「2週間前」だったり「3日前」だったりしますので、そこはご自身で確認してみてくださいね。
そして大事なのはココからです。
「最終ゲスト人数の報告後は、人数の変更はできない」のが基本だと思ってください。
つまり二次会の一週間前に「ゲスト30人でお願いします」と報告し、その3日後に友人から「急用ができて二次会行けなくなった」と言われても、29人に変更はできず30人分の飲食代が必要である、ということです。
会場によっては、数名なら変更可能なところもありますし、そもそも当日の3日前が最終報告日のところもあります。
それは会場によって様々なのですが、基本的には「最終報告をしたら人数は変えられない」と思っていた方が良いと思います。
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