結婚式の二次会って、何から準備したらいいのかなぁ？
どんなお店を予約したらいいのかもよくわからないなぁ。
友達に幹事を頼みたいけど、みんな仕事もあるし子供がいたりするから、できるだけ負担かけたくないのよね。
前に幹事を頼まれたことがあったけど、すごく大変だった記憶があるから友達に頼みづらいなぁ。
ほとんどの新郎新婦にとって結婚式も二次会も初めての経験。二次会の開催が決まったらまず何から始めるか、お店選びのコツや当日までの進め方など、誰でもわかるように詳しく解説していきますね♪
ほとんどの新郎新婦にとって「結婚式」や「二次会」は初めての経験。
特に結婚式と違いプランナーのいない事が多い二次会は、何から始めていいのかわからない方も多いと思います。
二次会とはいえ一生に一度の大切な大切なイベントです。
10年後に「二次会楽しかったよね」と笑って話せるようにしっかり準備しましょう♪
まずは幹事を決めよう！
二次会の内容を決めたり、音楽を考えて音源を準備したり、景品や備品の購入、幹事同士の打ち合わせや会場予約、二次会会場との打ち合わせや機材チェック、二次会当日は受付をしたり会場のセッティング、司会や音響操作、二次会中は新郎新婦のお世話やゲストさんへの配慮、お開き後は会場の精算や片付けなど、幹事さんの仕事は大変！
これを全部、結婚式の準備で忙しい新郎新婦がやるのは相当無理があるはず。
まずは幹事さんを決めて、何をどこまでお願いするのか相談してみよう。
新郎側で数人、新婦側で数人決めて、役割分担をするとスムーズかもしれませんね。
会場とのやり取りや打ち合わせなど、窓口がいくつもあると会場側としても混乱しかねないうえ、伝達ミスが起こりやすいので、幹事さんの中でも一人代表者を決めるといいですね♪
- 友人に幹事をたのみずらい
- 友人に負担をかけたくない
- ゲスト全員に楽しんで欲しい
このように考えている方は幹事をプロの業者に頼むという選択肢もあります。
もちろんお金はかかりますが、幹事さんへのお礼や会費の負担、景品予算や当日欠席者分の飲食代などを考えると、新郎新婦の負担額は幹事を友人に頼んでもプロに頼んでも、さほど変わらないケースも多いようです。
友人幹事とプロ幹事の比較は下記記事よりご参照ください。
さらに友人に負担をかけずにゲスト全員で二次会を楽しめるため幹事を専門業者に頼んで、気兼ねなく二次会を楽しめるというメリットは相当大きいと思います。
幹事代行業者を検討してみたいという方は下記記事をご覧ください。
ゲスト人数を把握して二次会会場を決めよう！
結婚式場、レストラン、カフェ、居酒屋など、二次会ができる会場は様々。
お店の雰囲気や料金も大切だけど、何より大切なのは会場の収容人数とゲスト人数がマッチしているかどうか。
基本的には通常営業のお客様が入らないようにお店を貸切にするのが一般的。
お酒を飲んだりゲームをしたりするので、立食よりは着席スタイルがオススメ♪
- 着席で30名しか入らないお店を予約して、ゲストが50名だったら・・・
20名はイスがなく約2時間立ちっぱなし。
お店の中も人だらけでひしめき合う状態に。
ビュッフェコーナーに料理を取りに行っても行列。
ドリンクコーナーに飲み物を取りに行っても行列。
居場所がないゲストさんから不満の声が出るのは確実。
- 80名入るお店を予約して、ゲストが30名だったら・・・
全員着席は可能だけど、どのテーブルもスカスカ。
せっかく30人も集まったのに少なく感じてしまう。
ゲスト人数に対して会場が広すぎて一体感がでない。
貸切保証を下回った場合は追加料金が発生する場合がある。
会場の収容人数とゲスト人数がマッチしていないと、最悪の場合は大赤字になる可能性があります。
先ほど「貸切保証を下回った場合は追加料金が発生する場合がある。」と記載があったのは覚えているでしょうか？
ー貸切保証とはー
お店を貸切にするために必要な条件。
そして貸切保証にも二種類あります。
①貸切保証金額
そのお店を貸切るために決められた売上合計金額。
（例）貸切保証金額が200,000円の場合
ゲスト一人あたりの飲食代が4000円なら、ゲストが最低50名必要。
4000円×50名＝200,000円
②貸切保証人数
そのお店を貸切るために決められた参加ゲスト人数。
（例）貸切保証人数が50名の場合。
ゲスト一人あたりの飲食代が4000円～のお店で、貸切保証人数が50名。
4000円×50名＝200,000円
もう皆さんお気づきだと思いますが、貸切保証金額も貸切保証人数も、蓋を開けてみれば同じ事です。
上記の例の場合「ウチの店を貸切るなら最低でも200,000円は払ってくださいね」という事。
要は、通常営業してても売上が200,000円前後は見込めるから、それ以下なら貸切にする意味ないよって事です。
例え当日のゲストが30名でも40名でも、貸切保証の200,000円は必ず支払う必要があります。
ちょっと言葉が悪く嫌な表現になってしまいましたが、お店側として何も間違った事は言っていません。
お店としても、しっかり売上を立てて営業を続けていかなければいけません。
もしアナタがお店の店長だとして、通常営業してれば売上200,000円は確定するのに
例えばたった二人のためにお店を貸切にしてしまったら売上は8,000円。
その二人のお客様に、192,000円を失ってもいつも通りの笑顔で接客できるでしょうか？
どのお店もどんな会社も「続けていく事」が何より大切です。
家から一番近いコンビニが潰れてしまったら、ちょっと困りますよね。
会社にとって「続けていく事」は社会貢献に繋がるとても大切な事です。
その為にはしっかり利益を出す必要があるんです。
少し話がそれましたが、自分たちのゲストが最大で何人になるのか、まずはそこからしっかり検討しましょう。
そして、最低でもこのくらいは来るだろうという人数もある程度把握しましょう。
最低人数から最大人数に見合う会場を選べば、ゲストも全員座れて、赤字になることもないはずです。
一般的に、声をかける人数の8割が参加の目安と言われています。
60人に声をかけ、そのうち参加してくれるのは48人くらいになる計算です。
もちろん60人全員参加の場合もあれば、48人を下回る事も考えられますので参考程度にお考えくださいね。
進行やゲームの景品、ＢＧＭを決めよう！
幹事さんが決まり、会場も決まれば一安心。
あとは二次会の進行やゲームの景品、入場や退場のＢＧＭを決める打合せをしましょう。
基本的には新郎新婦は打合せに参加せず、幹事さん達だけで行う事が多いです。
二次会の進行と言っても、どんなゲームをするか、余興はどうするか、ケーキカットはするのかなど、細かい事を考えだしたらキリがありません。
打合せは一度ではすべて決まりきらないので、2回3回と打合せを重ねて行く必要があると思います。
まずは事前に新郎新婦にやりたい事があるかなど、聞き取りをしてから打合せをするとスムーズです。
それと大事なのは二次会全体の予算。新郎新婦がどの程度の負担まで考えているのかを把握しておかないと、後々トラブルに繋がることも。会費設定にも影響してくるので、ここはしっかり詰めておくことをオススメします。
ー進行についてー
イチから進行を考えるのも大変だと思うので、一般的な進行例を載せてみます。
必ずしもこの通りに行く必要はないですが、この進行例からアレンジして行くほうが打合せもスムーズかもしれません。
ー景品についてー
そしてゲームの景品はかなり重要！
どんな景品を出すかで盛り上がりも変わってきます。
全員に景品を渡したい、その気持ちもとてもよくわかります。
ただ、全員に景品を渡すとなるとゲームに時間がかかりすぎてしまい、新郎新婦と写真を撮ったりお話したりする時間がなくなってしまい、結果的にゲストさんから不満が出やすいです。
ゲームの時間は30分程度で終わるように設定しましょう。
ゲスト人数が50人くらいでビンゴゲームをするなら、景品の数は15個前後で30分かかります。
ここで悩むのが「どんな景品を出すか」です。
全員に喜ばれる景品は、おそらく現金くらいです。
テレビや自転車などの大きな景品を出す場合は、後日ご自宅に発送する形がスマートですね。
最近の傾向として、ユニクロのギフトカードやＪＣＢの商品券など、実用的なものを出す方が増えているように思います。
サイコー二次会でよく出す景品を載せてみます。
※2018年10月現在の価格です。
購入する場所によっても金額は異なりますが、ゲスト50名で景品が15個の場合、景品予算として40,000円分ほどあれば盛り上がる景品は準備できるはずです。500円や1000円くらいの安価な景品もあったほうが、より高額な景品が出た時に盛り上がります。
新郎賞、新婦賞として、お二人の趣味にちなんだものや仕事にちなんだものを出すのもオススメです。
ーＢＧＭについてー
フリータイム中に流すBGM、入場や退場などのポイントで流すBGMを決めていきましょう。
まずは新郎新婦に好きな曲や好きなアーティストなどの聞き取りをして、特に希望がない場合は幹事さん達で選んでしまいましょう。
フリータイム中はゲスト同士、または新郎新婦とゲストでお話をしている事が多いため、歌詞が耳に入りにくい洋楽の方が話に集中しやすいです。
逆に入場や退場のポイントで流す曲は、歌詞がゲストの耳にスッと入ってくる邦楽がオススメです。
乾杯の曲は通常、ご友人などに乾杯の音頭を取ってもらい「乾杯！」の掛け声のあとすぐに曲をスタートするパターンが多いと思います。
その場合、曲のスタートから一気にサビで盛り上がる曲、かつ皆さんが乾杯した後に拍手のタイミングで歌詞がなくなる曲だと拍手が聞こえやすいです。例えばこんな曲♪
ケーキカットや集合写真、結びのご挨拶や退場など、フリータイムからの切り替えでポイント曲を少し大きめのボリュームでかけるとゲストさんが「ん？何か始まるのかな？」と注目を集めやすいですよ♪
会場と打合せをしよう！
二次会の進行内容や景品、ＢＧＭなどの細かい事が決まったら、会場としっかり打合せをしましょう。
打合せのタイミングは、ある程度ゲスト人数が把握できてくる時期がオススメです。
二次会の一ヶ月前から2週間前くらいがベストかなと思います。
簡単なもので構いませんので、幹事さん同士で決めた打合せ内容を進行表にして持参するとスムーズです。
サイコー二次会では下記のような時間配分で進行していく事が多いです。
とにかく新郎新婦が迷わないように、入場したらどのテーブルとどのテーブルの間を通ってどうやってお二人のメインテーブルまで行くかを事前に新郎新婦と打合せするとか、入場前に新郎新婦の分も乾杯のドリンクを準備しておく、常にマイクは新郎側に置いておくなど、全てにおいて先回りしての準備が必要です。
そのためには、どのタイミングで乾杯のドリンクを配ってくれるのか、ケーキはどのタイミングで出してくれるのかなど、しっかり会場との打合せが必要になってきます。
また、音楽を流すために必要な機材のチェックも忘れずに。
実際にＣＤを持参して音楽をかけてみるといいかもしれませんね。
ＤＶＤを流す場合も、事前に再生チェックをしましょう。
最終チェックをしましょう！
ここまで来ればもう安心！
あとは当日バタバタしないようにしっかり最終チェックをしましょう。
幹事さん同士で、当日誰が何をするかなど役割分担をするとスムーズです。
例えば、荷物の搬入は幹事全員で、受付の準備は○○ちゃんと○○ちゃん。
機材のセッティングは○○くんと○○くん。
会場との打合せは幹事さんの代表者が一人で行う方がスムーズでミスも起きにくいと思います。
あとは司会者や音響操作など、しっかり役割分担をしておきましょう。
景品や備品などの荷物は誰がどうやって運ぶのか、それまでは誰が保管しておくのかなども大切です。
当日忘れ物が無いように、マスキングテープやハサミ、会場機材との接続ケーブルなど、幹事さん同士でしっかり意見を出し合いましょう。
全員で当日のシミュレーションをすると色々気がつく事もあるはずです。
あとは当日、幹事全員で力を合わせて全力で二次会を盛り上げてくださいね♪